Office manager H/F

Spécialiste du recrutement depuis plus de 45 ans, GR Intérim & Recrutement recherche pour l’un de ses clients, un cabinet d’avocats situé dans le 14e arrondissement de Paris, un(e) Office manager H/F.

Notre client est un cabinet d’avocats spécialisé en arbitrage international. C’est une structure dynamique et en forte croissance, qui reflète un environnement exigeant mais humain.

Le poste est à pourvoir en CDI dès que possible.

DEFINITION DES TACHES

Pilotage & organisation

• Supervision du fonctionnement quotidien du cabinet
• Mise en place et amélioration des procédures internes
• Coordination entre avocats, stagiaires et prestataires
• Supervision de la qualité de vie au cabinet

Gestion administrative & dossiers

• Création et structuration des dossiers
• Gestion des conflits d’intérêts (recherches et validations)
• Support aux filings et formalités administratives
• Rédaction de documents (lettres de mission, courriers, etc.)

Gestion financière, trésorerie & structuration

• Suivi de la trésorerie du cabinet et des différentes structures
• Préparation et suivi des budgets prévisionnels
• Suivi et analyse mensuel des dépenses et écarts budgétaires
• Suivi des flux financiers et optimisation des processus de validation
• Contrôle des coûts et optimisation des dépenses
• Reporting financier régulier auprès des associés
• Supervision de la facturation clients et du suivi des encaissements
• Suivi des paiements fournisseurs et des échéances
• Interface avec le cabinet comptable, les banques et partenaires financiers
• Gestion des comptes bancaires et des mouvements financiers
• Préparation des virements après validation des associés
• Participation à la réflexion stratégique relative :
• à l’optimisation de trésorerie ;
• à l’arbitrage des liquidités ;
• aux placements et produits bancaires ;
• à l’optimisation des flux financiers ;
• à la structuration financière du cabinet.
• Participation à la création et au suivi administratif et financier de filiales ou structures annexes
• Coordination des sujets KYC, conformité bancaire et documentation corporate
• Suivi des sujets liés aux assurances, fiscalité courante et obligations administratives

Gestion bancaire

• Suivi des comptes et des mouvements bancaires
• Préparation des virements (après validation des associés)
• Relations avec les banques et chargés d’affaires

Ressources humaines

• Rédaction et diffusion des annonces
• Tri et suivi des candidatures
• Organisation des entretiens
• Préparation des contrats
• Onboarding (matériel, accès, briefing) et offboarding (retrait du matériel, clôture des accès)
• Suivi et transmission des variables de paie

Communication & marketing

• Gestion du site internet
• Animation du LinkedIn du cabinet
• Coordination des contenus (articles, actualités)
• Gestion des campagnes emailing (Mailchimp)
• Coordination des supports graphiques avec les prestataires
• Gestion des soumissions (Legal 500, Chambers)

Services généraux & prestataires

• Gestion des stocks et consommables (papier, café, goodies, etc.)
• Commandes fournisseurs
• Suivi des prestataires
• Coordination des déménagements et interventions

Événements internes

• Organisation des événements internes (déjeuners, pots, anniversaires, etc.)
• Suivi du budget après validation des associés
• Coordination logistique complète

Outils & systèmes

• Gestion des accès
• Attribution des licences
• Suivi des outils IT