Portrait - Nathalie Flis, Office administrator and HR manager, McDermott Will Emery Paris

Portrait - Nathalie Flis, Office administrator and HR manager, McDermott Will Emery Paris
02/07/2020 15:30
Parcours et carrières: découvrez l'interview de Nathalie Flis, Office administrator and HR manager du bureau parisien de McDermott Will Emery

-Vous exercez depuis plus de 20 ans comme office manager. Comment avez-vous découvert cette profession ?

Grâce à une rencontre! Après hypokhâgne et trois années en Droit, j’ai eu diverses expériences professionnelles avant de partir en Angleterre travailler et apprendre l’anglais. À mon retour, j’ai rencontré une spécialiste du recrutement qui a pris le temps de m’écouter et m’a orientée vers un poste d’office manager dans un cabinet de conseil. J’ai intégré ensuite des cabinets d’avocats, de tailles et de cultures différentes (français, anglais, puis américain). J’ai été formée sur le terrain au fil de mes expériences grâce à des Directeurs généreux en conseil et en formation. Les cabinets d’avocats ont des structures juridiques et fiscales spécifiques. Je n’ai pas hésité à reprendre mes études en sus de mon travail pour compléter mes connaissances. J’ai commencé par un BTS Comptabilité-Gestion en cours du soir puis j’ai obtenu une Licence en ressources humaines au CNAM.

-Vous avez rejoint le cabinet américain McDermott Will & Emery en 2016. Quel est votre rôle ?

À Paris, le cabinet regroupe aujourd’hui près de 140 personnes, dont 40 salariés. C’est un bureau qui s’est beaucoup développé en très peu de temps aussi bien par le biais d’une croissance interne et externe importante. À mon arrivée, il y avait déjà une équipe « support » réduite. Mon rôle a été d’optimiser le fonctionnement du cabinet et d’assurer ce que les anglo-saxons appellent le « smooth running of the business » dont la mise en place de nouveaux process afin de faciliter le travail de chacun et de répondre à la professionalisation et à la croissance des équipes support qui ont plus que doublé. Mon titre exact est celui d’Office Administrator et de HR manager et recouvre le périmètre suivant : -la direction administrative du cabinet en lien avec le comité exécutif à Paris mais également en lien avec les autres bureaux (les directeurs administratif, financier ou ressources humaines monde étant basés aux États-Unis). Cela inclut notamment les relations avec tout fournisseur et les Institutions étatiques mais aussi l’établissement du budget ;
-la gestion du personnel salarié (paie, déclaration sociales et fiscales, évaluations annuelles, formations, recrutement, adaptation à tout nouveau dispositif législatif, etc.) ; -la coordination des départements : informatique, recrutement & carrières, comptabilité-finance, marketing, accueil, services généraux. Cela implique de comprendre les différents métiers et de travailler avec les managers de chaque département.

C’est un poste très complet et transversal qui nécessite une vision à 360° d’un cabinet. Ma fonction ressemble à un couteau suisse, elle implique d’être constamment adaptable, de trouver des solutions à tout type de problématique - du contrôle urssaf en passant par l’aménagement de bureau ou du benchmark - : c’est ce qui m’enthousiasme le plus au quotidien !

-Comment définiriez-vous le métier d’office manager en cabinet d’avocats ?

Il y a autant de manières d’exercer le métier d’office manager que de cabinets d’avocats ! Il s’agit d’un métier récent pour les cabinets qui souhaitent se structurer comme de véritables entreprises.
D’une manière générale, la fonction dépend de la taille du cabinet, de l’expérience de l’office manager et de la relation de confiance avec les Associés. Ainsi, dans les cabinets de petite taille, le poste recouvre souvent à la fois des missions de gestion financière, de communication, de ressources humaines et d’informatique. On peut être seul au poste ou accompagné d’une équipe. Dans des structures plus importantes, le poste est parfois dédié aux ressources humaines et à la comptabilité – dans d’autres, uniquement à l’administration et aux services généraux.
Je dirais que l’office manager est garant de la coordination entre les associés, les équipes internes, les différents prestataires, la maison-mère et parfois l’État. Il est aussi un spécialiste de la gouvernance. Il est également un facilitateur. Grâce à lui, les associés doivent pouvoir se concentrer sur leur métier d’avocat et exercer leur activité dans les meilleures conditions.

-Quelles sont selon vous les qualités nécessaires pour évoluer dans ce métier ?

Pour être office manager, il faut savoir « mettre les mains dans le cambouis » quand nécessaire, et avoir une appétence pour le « Do It Yourself » ! C’est un métier dynamique et riche en termes de diversité des missions. Il est à la croisée des chemins entre la stratégie et le terrain. Les journées ne se ressemblent pas. Il requiert beaucoup d’énergie, une bonne santé, de la curiosité intellectuelle, de la disponibilité, de l’appétence pour les sujets techniques, un bon niveau de communication écrite et orale dans au moins deux langues, une capacité de travail importante afin de s’adapter à des professionnels exigeants et parfois même de la créativité.
Notre quotidien nous oblige à devoir parfois trancher, dire non même à notre employeur et d’assumer toutes formes de responsabilités. Être office manager c’est aussi et surtout beaucoup de relationnel ! Il faut donc être tourné vers autrui, savoir apprécier la diversité des personnalités, faire preuve d’empathie et de diplomatie, accepter de prendre de son temps pour les priorités des autres. Il est par ailleurs indispensable de savoir recruter une équipe à haute valeur ajoutée en termes de compétences et de savoir-être.